FONTAINEBLEAU
Ser el segundo en la lista del administrador es no estar
Una administradora de condominio en Fontainebleau tiene tres plomeros en su teléfono. Llama al primero. Si contesta, los otros dos no existen ese día. Si no, el segundo recibe la llamada y, si contesta, pasa a primero. La lista se reordena cada vez que alguien suena sin respuesta. Su puesto es su tiempo de respuesta, y nadie le dice dónde está.
Una nota sobre qué es esto. No hemos encuestado administradores de condominios. Así funcionan las listas de proveedores en edificios con muchas unidades y una persona a cargo de todas.
Cómo funciona la lista
Ella maneja un edificio de 200 unidades y una docena de tipos de proveedores. No tiene tiempo de comparar. Tiene una lista, y la lista está ordenada por quién le hizo la vida fácil la última vez. Contestar es la primera mitad de fácil. La segunda mitad es no hacerla llamar de vuelta a preguntar qué pasó.
Registros por edificio
- El cliente es el edificio, no la administradora. Los administradores cambian; el edificio se queda.
- Cada tarjeta lleva el número de unidad, el nombre y el idioma del residente, y la administradora que la reportó.
- La administradora tiene un hilo para todos sus trabajos en ese edificio. Puede ver el estado de la unidad 4B sin llamar.
- Cuando se pasa a otro edificio, su registro se va con ella y el edificio viejo conserva su historial.
EL TIEMPO DE RESPUESTA ES EL PUESTO
El tablero para trabajo de edificios
Un tablero por edificio, o una columna por edificio en un tablero, según cuántos atienda. Una tarjeta sin respuesta cambia de color antes de que ella se dé cuenta. Una tarjeta marcada como hecha le manda un texto de una línea con la unidad y lo que se arregló. Ella deja de llamar a preguntar. Usted sigue primero.
El residente
La mitad de los residentes en Fontainebleau abren la puerta en español. El idioma del residente va en la tarjeta, para que el texto de llegada y el técnico en la puerta coincidan. Puede que la administradora no lo piense. El residente sí.
El certificado de seguro y la factura le llegan a la administradora desde el mismo hilo, para que nadie los persiga por correo después.
Lo que nos preguntan sobre esto
¿Un edificio puede tener varios administradores?
Sí. El edificio es el registro; los administradores son contactos en él, cada uno con su propio hilo.
¿La administradora ve nuestro tablero?
No. Ve sus propios textos y los avisos de trabajo hecho. El tablero es suyo.
¿Y las emergencias a las 2 de la mañana?
El texto de llamada perdida y la voz automática las manejan igual que cualquier llamada, y pasan las emergencias de verdad a su número de guardia.
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Pregunte dónde está
Escoja una administradora y pregúntele dónde está usted en su lista. Después agende una llamada de 30 minutos y le mostramos cómo el tablero lo mantiene primero.