CONTESTADOR CON VOZ
Qué debe y qué no debe hacer una voz automática en el teléfono de un contratista
Una voz que contesta su línea en Hialeah cuando usted no puede es o la mejor contratación que nunca hizo, o la razón por la que un cliente cuelga y llama a la siguiente compañía. La diferencia es una lista corta de reglas, y la mayoría son sobre lo que la voz no debe hacer.
Una nota sobre qué es esto. Estas son las reglas que le ponemos a la voz automática en cada cuenta. No son la lista completa de la ley; eso es trabajo de su abogado. Son lo que mantiene al cliente en la línea y a usted fuera de problemas.
Debe
- Decir que es automática, en la primera frase. A nadie le gusta enterarse en la tercera.
- Decir que la llamada se graba. La Florida exige que todos en la llamada lo sepan.
- Ofrecer español o inglés de inmediato, y cambiar si el que llama cambia.
- Tomar el nombre, la dirección, el problema y el mejor número.
- Ofrecer un espacio real de su calendario real, y confirmarlo por texto.
- Mandar todo a la bandeja y al tablero, para que una persona lo vea en minutos.
No debe
- Cotizar un precio. Ni un rango, ni "por lo general anda por". Eso es suyo.
- Discutir, ni defender a la compañía, ni explicar por qué usted no contestó.
- Manejar una emergencia sola. Agua entrando, olor a quemado, sin luz en una casa con un equipo médico: la voz pasa la llamada a su número de guardia y lo dice.
- Fingir que es una persona, aunque el que llama pregunte "¿estoy hablando con un robot?". Sí, lo está.
- Retener a alguien que quiere una persona. "Marque cero" siempre funciona, y va a un lugar donde timbra.
LA PRUEBA DE UNA FRASE
El caso de Hialeah
Las primeras palabras importan aquí más que en ningún lado. Una clienta que oye inglés primero supone que marcó la compañía equivocada. El saludo abre con los dos, y la voz sigue el idioma de su primera respuesta.
Qué aprueba usted
El saludo, en los dos idiomas. La lista de preguntas. Qué cuenta como emergencia y a dónde pasa. El calendario donde puede agendar. Usted lee el guion antes de que salga y puede llamar a su propia línea para oírlo.
Las grabaciones y las transcripciones caen en el hilo del cliente. Si alguien dice que la voz entendió algo mal, usted puede escuchar.
Lo que nos preguntan sobre esto
¿Puede decirle al cliente cuánto cuesta la visita?
Solo si usted escribe una tarifa fija en el guion, como "nuestra visita cuesta $89". Nunca estima una reparación.
¿Qué pasa si dos personas llaman a la vez?
Contesta las dos. Esa es la razón principal de tenerla.
¿Qué hace cuando el que llama solo quiere dejar un mensaje?
Lo toma, lo transcribe en el hilo, y le dice cuándo esperar la llamada de vuelta. No le insiste con agendar a alguien que dijo que no.
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Óigala
Agende una llamada de 30 minutos. Ponemos el saludo en los dos idiomas y usted llama a la línea de prueba y escucha.