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El reporte de trabajo aprobado que todo contratista debería sacar
Casi todo sistema de despacho guarda un total callado: trabajo que se cotizó, se aprobó, y nunca se puso en el calendario. Es plata fácil de dejar ahí tirada.
Una nota sobre qué es esto. No hemos medido cuánto trabajo aprobado y sin agendar recupera una compañía normalmente. Así que aquí no hay número. Describe dónde está ese trabajo y cómo llegarle.
Dos fugas, una de ellas callada
La obvia son las llamadas nuevas que caen en el buzón. Recibe atención porque se oye: el teléfono suena y nadie contesta.
La otra es más callada. Un cliente recibe la cotización, dice que sí, y después no se agenda nada. El técnico ya estaba en la siguiente llamada, y la oficina pensó que otro lo tenía. El trabajo se vuelve una fila en el sistema con un estado que nadie mira. No suena nada. Nadie se queja. No aparece en ningún reporte que alguien abra un lunes.
APROBADO SIN AGENDAR
Por qué es distinto a perseguir prospectos
Un prospecto frío es alguien que quizás quiera el trabajo. Un trabajo aprobado sin agendar ya dijo que sí, a una compañía en la que confía, a un precio que aceptó. Lo que falta es un espacio en el calendario. Y una razón para resolverlo esta semana y no algún día.
Por eso el seguimiento se lee distinto. Se parece más a un recordatorio de que algo ya acordado todavía no ha pasado. No es marketing.
Cómo sacar la lista
Todo sistema de despacho grande puede sacar esto, aunque ninguno lo pone de primero. El reporte suele estar en estimados, no en agenda. El filtro que quiere: estado aprobado, sin trabajo asociado, cotizado dentro de un plazo que usted fije.
- Elija el plazo a propósito. De seis a dieciocho meses hacia atrás suele ser donde está el trabajo recuperable. Reciente para que la cotización más o menos aguante, viejo para que el cliente se haya enfriado.
- Deje afuera lo que ya está en el calendario, incluyendo las visitas de mantenimiento. Si no, la lista se llena de ruido y se abandona.
- Mantenga la lista corta. Necesita un nombre, cómo contactarlo, su idioma, la dirección y el valor del trabajo. No necesita el alcance completo. Entre más corta la lista, menos se pone vieja.
- Ordene por valor, pero trabaje por antigüedad. Las cotizaciones más viejas son las que están a punto de perderse, porque el precio ya no aguanta.
Cómo trabajarla sin que se vuelva la tarea del viernes de alguien
La lista casi nunca se queda sin trabajar porque nadie sepa de ella. Se queda sin trabajar porque hacerlo a mano es una persona, una tarde, una llamada a la vez. Y esa tarde es lo primero que se cae cuando se llena el calendario.
El arreglo es el mismo que para el resto del teléfono. El seguimiento se vuelve una serie de mensajes en vez de una tarea. Sale en el idioma que usa el cliente. Para en el momento en que alguien agenda o pide que lo dejen tranquilo. Y cada respuesta cae en un solo lugar donde la oficina ve toda la historia. No en el buzón de voz de una sola persona.
Las horas de silencio importan aquí más que en casi cualquier otro lado. Esto es trabajo ya aprobado, no una promoción. Un mensaje sobre eso a las 9 de la noche se lee muy distinto a uno a las 10 de la mañana.
Qué hacer esta semana
Saque el reporte antes de armar nada. Ordénelo por valor, mire el total, y después mire la fecha de la cotización más vieja. Esos dos números toman unos diez minutos, y le dicen si esto merece más de su tiempo.
Lo que nos preguntan sobre esto
¿Qué es el trabajo aprobado sin agendar?
Trabajo que usted cotizó, el cliente aprobó, y nadie puso nunca en el calendario. Es trabajo ya vendido, en una pila sin dueño. Eso es lo que lo hace distinto de un prospecto.
¿Cómo encuentro el trabajo aprobado en mi software de despacho?
Suele estar en estimados, no en agenda. Filtre por aprobado, sin trabajo asociado, cotizado en los últimos seis a dieciocho meses. Ahí es donde suele estar el trabajo recuperable.
¿Cuánto trabajo aprobado voy a recuperar?
No lo sabemos. Cualquier proveedor que le dé un porcentaje no lo midió en su compañía. Lo que sí le podemos mostrar es dónde vive el número en su propio sistema, y cómo trabajarlo.
¿Darle seguimiento al trabajo aprobado es lo mismo que marketing?
No. El cliente ya dijo que sí, a una compañía en la que confía, a un precio que aceptó. El mensaje se parece más a un recordatorio de que algo ya acordado todavía no ha pasado. Por eso las horas de silencio importan aquí más que en ningún lado.
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Con gusto lo sacamos con usted
Una llamada de 30 minutos puede incluir sacar este reporte en su propio sistema. Así la conversación arranca desde su número, no desde un argumento general.